Entreprises, découvrez 4 pistes à explorer pour faire des économies sur vos déplacements professionnels
Pour les petites ou les grandes entreprises, les frais de déplacements professionnels peuvent constituer un poste de dépense important. Et à l’heure de la rationalisation et à la réduction des coûts, l’enjeu pour les sociétés est d’avoir une maîtrise parfaite sur les voyages d’affaires pour pouvoir réaliser des économies. Pour l’établissement d’une politique de voyage efficace, voici 4 pistes à explorer :
Plan de l'article
Maîtriser les coûts directs et indirects liés aux déplacements
Pour baisser les coûts liés aux déplacements professionnels, l’entreprise a tout intérêt à maîtriser les coûts directs (prix des billets, du transport en taxi, hébergement, restauration, etc.) et indirects (stationnement, assurance auto, carburant, etc.) liés à chaque voyage d’affaires.
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En ayant une connaissance parfaite de chaque poste de dépense, elle pourra définir des budgets spécifiques à chaque déplacement. Dans la foulée, la direction générale devra instaurer des règles strictes pour le remboursement des notes de frais afin d’éviter les abus.
Privilégier les déplacements en classe économique
Que ce soit en train ou en avion, les déplacements en classe économique sont à privilégier. La démarche est d’autant plus salvatrice pour les sociétés qui doivent enregistrer des dizaines de déplacements mensuels. La classe économique est un moyen durable et efficace de réduire drastiquement les dépenses.
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Obtenir des partenariats avec des acteurs du voyage
Qu’il s’agisse d’une agence de voyages, d’une compagnie de taxi ou encore d’un hôtel, l’entreprise peut éventuellement entamer des négociations en vue d’obtenir des tarifs plus avantageux.
Les acteurs du transport et de l’hébergement sollicités y trouveront particulièrement de l’intérêt si l’entreprise enregistre annuellement un nombre important de déplacements. Carte de fidélité, tarifs préférentiels, réduction de groupe, réduction à partir de X réservations, etc., sont tant de pistes à étudier.
Délivrer des moyens de paiement spécifiques
Pour mieux contrôler les flux de dépenses et centraliser ces dernières, les entreprises peuvent délivrer à leurs collaborateurs des moyens de paiement uniquement dédié à leurs voyages d’affaires.
En plus d’avoir un regard en temps réel sur les dépenses réalisées, l’entreprise s’assure par la même occasion que les règles de la politique voyage sont scrupuleusement respectées. De son côté, le voyageur n’aura plus qu’à utiliser une seule carte pour régler toutes ses notes de frais. Pour mieux contrôler les dépenses, les cartes prépayées (physiques ou virtuelles) offrent une meilleure flexibilité aux entreprises pour réaliser des voyages d’affaires en toute simplicité.
